Neptronic - Qui sommes-nous ?
Neptronic, une division de Produits nationaux pour l'environnement Ltée (« Neptronic »), est une société privée qui conçoit, fabrique et distribue des produits fabriqués au Canada pour l'industrie du CVAC (chauffage, ventilation et air climatisé). La gamme de produits Neptronic comprend des régulateurs intelligents, des servomoteurs électroniques, des vannes motorisées, des humidificateurs et des serpentins électriques qui sont vendus à nos clients dans le monde entier par l'intermédiaire de notre solide réseau de distribution exclusif. Neptronic vend ses produits presque exclusivement à des entreprises plutôt qu'à des particuliers.
Notre engagement envers la protection des renseignements personnels
Chez Neptronic, nous reconnaissons l'importance de la protection des renseignements personnels et du droit à la vie privée. Neptronic s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et divulgue dans le cadre de ses activités commerciales. C'est pourquoi nous avons adopté cette politique, qui décrit nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.
Champ d'application
La présente politique sur la protection des renseignements personnels ne s'applique qu'aux renseignements personnels concernant des personnes physiques identifiables et décrit la façon dont Neptronic recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels concernant des personnes identifiables conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) (la « Loi »).
Aux fins de la présente politique sur la protection des renseignements personnels, on entend par l’expression « renseignements personnels » tout renseignement, consigné sous quelque forme que ce soit, écrite, graphique, informatisée ou autre, qui concerne une personne physique et permet de l'identifier directement ou indirectement, que ces renseignements soient détenus par une organisation elle-même ou par une tierce partie.
Les renseignements personnels ne comprennent pas certaines coordonnées permettant de contacter une personne dans un lieu professionnel (« coordonnées professionnelles »). Les coordonnées professionnelles comprennent le nom d'une personne, le nom ou le titre de son poste, son numéro de téléphone professionnel, son adresse professionnelle, son adresse électronique professionnelle, son numéro de télécopie professionnelle et d'autres informations professionnelles similaires. En outre, elles ne comprennent pas les informations relatives aux activités commerciales d'un client et/ou les informations qui nous sont envoyées par des moyens technologiques en rapport avec des projets ou des opportunités commerciales.
Il est important que vous lisiez la présente politique sur la protection des renseignements personnels ainsi que toute autre politique de protection de la vie privée ou tout autre avis que nous pourrions vous fournir à l'occasion de la collecte ou du traitement de vos renseignements personnels, afin que vous sachiez parfaitement comment et pourquoi nous utilisons vos renseignements personnels.
Table des matières
La présente politique sur la protection des renseignements personnels est divisée en plusieurs sections pour en faciliter la lecture, mais si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente politique sur la protection des renseignements personnels ou vos renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable à la protection des renseignements personnels, comme indiqué à la section 10 ci-dessous.
1. Collecte des renseignements personnels
2. Fins pour lesquelles nous collectons des renseignements personnels
3. Utilisation limitée et divulgation des renseignements personnels
4. Consentement
5. Sécurité contre la perte et le vol des renseignements personnels
6. Stockage et conservation de vos renseignements personnels
7. Vos droits
8. Plaintes concernant la confidentialité
9. Conditions supplémentaires applicables aux personnes concernées dans l'Union européenne
10. Nous contacter - Responsable à la protection des renseignements personnels
11. Modifications de la présente politique sur la protection des renseignements personnels
1. Collecte des renseignements personnels
Neptronic collecte des renseignements personnels de différentes manières, notamment directement auprès de vous lorsque vous les fournissez, indirectement à partir de vos appareils et de votre utilisation en ligne, et auprès d'autres tiers. Nous décrivons ces méthodes plus en détail ci-dessous.
Directement de vous: Nous pouvons collecter des renseignements personnels lorsque vous nous les fournissez directement. Neptronic peut collecter des informations telles que :
- Votre nom, votre adresse électronique, votre adresse, votre pays de résidence, votre numéro de téléphone, votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, vos qualifications pour l'emploi, vos antécédents professionnels, votre formation, les évaluations que vous avez effectuées, ainsi que les informations relatives aux références et à la vérification des antécédents lorsque vous postulez un emploi. C'est le cas, par exemple, lorsque vous nous envoyez votre curriculum vitae par télécopie ou par l'intermédiaire de notre site de recrutement https://www.neptronic.com/Carrers/Careers.aspx ou physiquement, par courrier ou en personne, à nos locaux.
- Toute information sensible et/ou démographique obtenue au cours du processus d'embauche, telle que le numéro d'assurance sociale, le sexe, la citoyenneté et/ou la nationalité, etc.
- Les informations relatives à toute candidature antérieure que vous avez pu soumettre à Neptronic et/ou tout antécédent professionnel chez Neptronic.
- Informations bancaires à des fins de dépôt direct, historique des revenus, informations sur les revenus, informations sur les prestations et informations concernant vos bénéficiaires.
- Votre nom, vos coordonnées et les informations connexes lorsque vous visitez l'un de nos sites, assistez à l'un de nos événements, êtes blessé ou subissez des dommages matériels dans les locaux de Neptronic.
- Des images, des mouvements, des actions ou d'autres informations identifiables vous concernant, concernant nos clients ou d'autres visiteurs, peuvent être enregistrés par des équipements vidéo surveillant nos propriétés. L'objectif de cette surveillance est d'améliorer la sécurité et la sûreté, ainsi que l'utilisation et la jouissance raisonnables de la propriété par tous les utilisateurs légitimes.
- Les informations que vous fournissez lorsque vous créez un compte pour utiliser nos sites web, y compris les noms d'utilisateur et les mots de passe.
À partir de vos appareils, de votre utilisation de nos sites web et d'autres sources : Nous pouvons collecter des renseignements personnels à partir de vos appareils (y compris les appareils mobiles), notamment :
- Par le biais de nos services numériques et de nos applications logicielles, tel que plus amplement décrit sur nos sites web :
-
- Dans les cas où nos produits logiciels sont utilisés, les informations de connexion à nos sites web sécurisés, les informations sur les systèmes et les événements relatifs à leur installation, leur configuration et leur fonctionnement. Par exemple, les données des capteurs, les données des équipements, les données concernant les espaces des bâtiments, les données sur la consommation d'énergie, les données sur les défaillances, les données sur les événements, les données environnementales et d'autres données internes ou externes, ainsi que les informations sur l'utilisation des produits et les données personnelles sur les produits.
- Plus précisément, une fois que vous vous êtes connecté pour utiliser nos applications logicielles, nous pouvons collecter automatiquement et périodiquement des informations sur l'utilisation de ces applications, y compris leur état (par exemple, si un thermostat est éteint ou allumé, et des détails sur ses performances) et les aspects de son environnement qui peuvent affecter son fonctionnement (par exemple, la tension d'entrée, l'intensité du signal et la température de l'air). Nous pouvons également suivre et collecter les données d'utilisation du logiciel, telles que la date et l'heure auxquelles le logiciel accède à nos serveurs, vos interactions avec le logiciel et les informations qui ont été téléchargées sur le logiciel.
- Automatiquement, lorsque vous utilisez nos services sur votre appareil. Ces informations peuvent inclure votre adresse multimédia, le type d'ordinateur ou d'appareil, l'adresse IP de votre appareil mobile, la résolution de l'écran, le nom et la version du système d'exploitation, le fabricant et le modèle de l'appareil, la langue, le type et la version du navigateur Internet, le nom et la version des services que vous utilisez, vos informations de localisation et d'autres statistiques.
- Automatiquement, lorsque vous utilisez nos sites web ou nos services, par le biais de fichiers témoins, ou communément appelés des « cookies », si vous avez explicitement consenti à ce que nous utilisions des fichiers témoins.
- Les fichiers témoins ou « cookies » sont de petits fichiers texte ou des chaînes de caractères qu'un site web peut envoyer à votre appareil afin d'identifier votre navigateur web et les activités de votre ordinateur sur le site web sur lequel vous vous trouvez et sur d'autres sites web. Un fichier témoin en soi, ne peut pas lire d'autres données sur le disque dur de l'ordinateur ni lire d'autres fichiers de fichiers témoins déjà présents sur l'ordinateur. Les fichiers témoins peuvent être utilisés pour personnaliser votre expérience sur le site web, pour vous aider à utiliser le site web ou pour nous permettre de suivre statistiquement la façon dont vous utilisez le site web afin de nous aider à améliorer nos services. Vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser les fichiers témoins. Si vous choisissez de refuser les fichiers témoins ou certains types de fichiers témoins, il se peut que vous ne puissiez pas accéder aux fonctions interactives du site web et/ou en profiter pleinement. Lorsque vous visitez nos sites web, il vous sera demandé de consentir explicitement à l'utilisation de fichiers témoins. Veuillez consulter notre Politique d’utilisation des fichiers témoins (« cookies »).
- Afin de mieux vous servir, nous pouvons également utiliser un service d'analyse web tiers tel que Google Analytics pour analyser l'utilisation de notre site web. Ces outils utilisent également des fichiers témoins (cookies) pour collecter et générer des informations sur vos visites sur notre site web (y compris votre adresse IP) qui sont transmises à leurs serveurs de manière anonyme pour être traitées. L'objectif est d'étudier les schémas d'activité du site web afin d'améliorer l'expérience des visiteurs de nos sites. L'utilisation de ces outils ne nous permet pas, ni à nos fournisseurs de services d'analyse, d'identifier des personnes. Vous pouvez refuser cette activité en paramétrant votre navigateur de manière à ce qu'il vous avertisse lorsqu'un fichier témoin est envoyé et qu'il bloque les fichiers témoins d'analyse si vous le souhaitez.
- Dans le cadre de l'utilisation de la flotte de camions de Neptronic, nous utilisons un système GPS sur nos camions pour obtenir des données de géolocalisation et des données sur les caractéristiques de conduite. Nous utilisons ces systèmes GPS afin de nous conformer aux politiques de révision de la conduite des propriétaires, exploitants et conducteurs de véhicules lourds établies par la Société de l'assurance automobile du Québec. Les informations recueillies permettent d'identifier nos chauffeurs de camion, leurs caractéristiques de conduite et l'endroit où ils se trouvent lorsqu'ils conduisent les camions de notre entreprise dans l'exercice de leurs fonctions.
Auprès de tiers : Sous réserve de la législation applicable, nous pouvons également collecter des renseignements personnels auprès de divers tiers, tels que nos distributeurs, les fabricants d’équipements d’origine (OEM), des bases de données publiques, des agences de renseignements sur les consommateurs, des agences gouvernementales et d'autres sources, et nous pouvons combiner ces données avec les renseignements personnels dont nous disposons. Par exemple, nous pouvons combiner ces données avec les renseignements personnels dont nous disposons :
- En ce qui concerne les candidats à l'emploi ou les employés, Neptronic peut recueillir des informations de candidature auprès de recruteurs ou des informations concernant votre emploi antérieur (y compris des informations sur vos performances) auprès d'anciens employeurs. Neptronic peut également recueillir des informations concernant votre citoyenneté ou votre éligibilité à travailler au Québec, au Canada, ou vos antécédents de crédit et/ou votre casier judiciaire si vous consentez à une vérification de crédit ou d'antécédents et que ces vérifications sont raisonnablement requises et liées au poste pour lequel vous postulez.
- Nous pouvons également recevoir des informations sur vous provenant d'autres sources, telles que des bases de données publiques, des renseignements personnels accessibles au public sur des sites tels que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel. Vous pouvez également choisir de nous donner accès à certains renseignements personnels stockés par des tiers (par exemple, LinkedIn, Twitter, Google ou Facebook). En autorisant Neptronic à accéder à ces renseignements personnels, vous acceptez que nous puissions collecter, stocker et utiliser ces renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels.
- Par référence ou bouche-à-oreille (par exemple, par l'intermédiaire d'un employé actuel ou ancien). Dans ce cas, il incombe à la personne qui vous recommande d'obtenir votre consentement pour nous fournir vos renseignements personnels.
2. Fins pour lesquelles nous collectons des renseignements personnels
Nous vous indiquons les raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels avant ou au moment de la collecte. Nous mettons ces informations à votre disposition par le biais de la présente politique sur la protection des renseignements personnels et dans le cadre de nos relations commerciales avec vous. Nous ne collectons pas, n'utilisons pas et ne divulguons pas les renseignements personnels pour une nouvelle finalité qui n'a pas été identifiée précédemment sans, premièrement, vous expliquer la nouvelle finalité et, deuxièmement, obtenir votre consentement en vous informant de la nouvelle finalité et en vous donnant la possibilité de retirer votre consentement.
Nous collectons et utilisons des renseignements personnels à de nombreuses fins, notamment pour :
- Gérer le processus de candidature, d'embauche et de recrutement. Nous recueillons les renseignements personnels des candidats à l'emploi afin d'évaluer leur candidature et de déterminer s'il convient de leur proposer un poste. Des informations peuvent être collectées auprès de tiers, tels que des références professionnelles, des vérifications d'antécédents et des fournisseurs de services de présélection d'emploi. Si un candidat ne devient pas un employé de Neptronic, nous conservons généralement les informations correspondantes pendant une période raisonnable au cas où un poste se libérerait ou si le candidat soumettait à nouveau une candidature, à moins que le candidat ne nous demande de supprimer ses informations. Les informations relatives à la vérification des antécédents des candidats sont conservées pendant un an. Si nous engageons le candidat, les informations correspondantes sont conservées dans le dossier d'emploi de l'employé de Neptronic. Nous ne prenons pas de décisions d'embauche fondées sur des processus décisionnels automatisés ou sur l'utilisation de technologies d'intelligence artificielle. Vos renseignements personnels feront l'objet de décisions humaines, la décision finale d'embauche étant prise par le responsable du recrutement.
- Pour communiquer avec le candidat ou l'employé Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous fournir des informations, répondre à vos questions, vous informer des changements apportés à votre programme de rémunération et d'avantages sociaux, ou vous avertir en cas d'urgence. Neptronic recueille également des renseignements personnels afin d'évaluer vos performances, de procéder à des révisions salariales et de traiter tout litige lié à l'emploi.
- Pour se conformer aux exigences en matière d'archivage. Nous pouvons utiliser les renseignements personnels pour nous conformer aux exigences légales applicables ou aux normes industrielles en matière de tenue de registres commerciaux et d'emploi, et pour répondre aux demandes d'informations des autorités gouvernementales.
- Pour contrôler l'utilisation de nos systèmes d'information. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour contrôler l'utilisation de nos systèmes d'information et de nos ressources électroniques, pour mener des audits ou des enquêtes internes et pour assurer la sécurité des employés, des visiteurs et des installations de Neptronic. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels pour répondre aux violations des politiques de l'entreprise et recueillir des informations en vue d'actions disciplinaires. Nous pouvons surveiller toute activité que vous effectuez en ligne lorsque vous utilisez un appareil Neptronic ou lorsque vous êtes connecté à l'internet de Neptronic, par exemple en surveillant les sites web que vous visitez et votre activité sur ces sites. Nous pouvons également suivre les courriers électroniques que vous envoyez en utilisant votre adresse électronique fournie par Neptronic, les appels téléphoniques que vous passez en utilisant un appareil fourni par Neptronic. Nous pouvons également utiliser ces informations pour protéger Neptronic contre les activités illégales et les comportements répréhensibles tels que la fraude, les pratiques trompeuses et les enquêtes de sécurité.
- Améliorer nos produits et services. Nous pouvons avoir besoin d'améliorer et de développer nos produits. De temps à autre, nous pouvons être amenés à traiter vos renseignements personnels afin d'innover et de tester des produits, d'effectuer des analyses (par exemple, Google Analytics), des études de marché et des développements.
- Maintenir des services et des produits sûrs et sécurisés: Nous pouvons être amenés à traiter vos renseignements personnels pour préserver et maintenir la sécurité de nos sites web, réseaux, systèmes et locaux, y compris la protection contre la fraude et les menaces de sécurité malveillantes.
- Créer des statistiques pour faire progresser nos activités. Toutefois, ces statistiques ne contiennent aucune information susceptible d'identifier un client, un fournisseur ou d'autres personnes avec lesquelles nous sommes en relation d'affaires.
- Pour répondre à des questions juridiques et de sécurité Plus précisément, pour nous défendre ou nous protéger, ainsi que nos employés ou des tiers, contre des préjudices ou dans le cadre de procédures judiciaires, pour protéger notre sécurité et celle de nos employés et de tiers, pour assurer le respect de la législation et de la réglementation, pour vous informer des problèmes de sécurité et pour nous conformer aux exigences légales et contractuelles. Nous pouvons installer des caméras vidéo ou d'autres dispositifs d'enregistrement dans les zones d'accès public de nos locaux afin de protéger la sécurité de nos employés, les biens de l'entreprise et les informations confidentielles des clients. Nous afficherons des panneaux informant les personnes de l'existence et de l'objectif de ces dispositifs d'enregistrement. Nos caméras vidéo sont déclenchées par le mouvement, ont une vue fixe et ne recueillent pas de son. Les séquences vidéo ne sont accessibles qu'à nos administrateurs internes et sont conservées pendant 3 à 12 mois, en fonction du trafic.
- À des fins autorisées. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour d'autres raisons requises ou autorisées par la loi.
3. Utilisation limitée et divulgation des renseignements personnels
Il peut parfois s'avérer nécessaire de divulguer vos renseignements personnels à d'autres parties à des fins légitimes. Nous nous engageons à toujours limiter les informations à ce qui est nécessaire et à obtenir votre consentement, le cas échéant.
Nous n'utilisons ni ne divulguons vos renseignements personnels à des fins qui n'ont pas été identifiées au moment de leur collecte, sauf si vous y consentez ou si la loi l'exige ou l'autorise.
Nous pouvons divulguer des renseignements personnels à des tiers, y compris les suivants :
- Au sein de Neptronic. Nous pouvons partager vos renseignements personnels en interne au sein de Neptronic et entre les filiales de Neptronic à des fins de recrutement et/ou d'évaluation des candidats, de planification des ressources, de fidélisation des talents, de ressources humaines et de fonctions administratives. Tous les employés de Neptronic qui accèdent aux renseignements personnels des candidats ou les traitent sont tenus de se conformer aux politiques de Neptronic en matière de confidentialité et de sécurité.
- Prestataires de services Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des prestataires de services tiers qui nous aident à fournir et à administrer nos fonctions de recrutement et de gestion des talents, des ressources humaines et de l'entreprise. Chacun de nos prestataires de services est tenu de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et de ne les traiter que pour les besoins de Neptronic (et non pour ses propres besoins).
- Exigences légales. Nous coopérerons avec les autorités chargées de l'application de la loi et d'autres agences gouvernementales et réglementaires. En de rares occasions, nous pouvons divulguer des renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lorsque nous avons des raisons de penser que la loi nous y oblige ou nous y autorise (par exemple, en réponse à un mandat ou à une citation à comparaître, en cas d'urgence menaçant la vie ou la sécurité, etc.) Lorsque la loi nous oblige ou nous autorise à divulguer des renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier l'autorité légale (le cas échéant) de la demande et nous ne divulguons que les informations dont la divulgation est légalement requise ou autrement autorisée. Nous pouvons divulguer des renseignements personnels aux fins légales suivantes :
(a) si nous estimons de bonne foi que nous sommes légalement tenus de divulguer ces renseignements personnels ou si notre conseiller juridique nous conseille de divulguer des renseignements personnels ;
(b) lorsque cela est nécessaire pour identifier, contacter ou intenter une action en justice contre une personne susceptible de causer ou de causer un préjudice à Neptronic ou à toute autre partie, ou d'interférer avec les droits légaux de Neptronic ou de toute autre partie ;
(c) à des fins fiscales et de paiement pour nos employés (par exemple, les autorités fiscales provinciales et fédérales)
(d) pour protéger nos droits ou nos biens, la santé et la sécurité de nos employés, ou la santé et la sécurité d'autres personnes, ou pour répondre à une situation d'urgence ; et
(e) pour détecter et enquêter sur des fraudes ou des activités illégales ou pour répondre à une demande du gouvernement.
- Conseillers professionnels. Nous pouvons partager des renseignements personnels avec nos conseillers professionnels, tels que nos avocats et nos comptables, en leur qualité de conseillers, y compris pour des conseils sur des litiges potentiels ou réels.
- Transactions commerciales. Nous pouvons également partager certains renseignements personnels que nous détenons dans le cadre d'une transaction commerciale ou dans d'autres situations prévues par la loi. Nous pouvons fournir des renseignements personnels dans le cadre d'un processus de diligence raisonnable, ou elles peuvent être transférées dans le cadre d'un changement de contrôle au(x) prochain(s) propriétaire(s). Le cas échéant, nous prendrons des mesures pour exiger que vos renseignements personnels soient traités conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels et ne les utiliserons et ne les divulguerons qu'aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.
4. Consentement
Neptronic n'utilise vos renseignements personnels qu'avec votre consentement ou dans les limites autorisées par la loi. Vous pouvez donner votre consentement de manière expresse, pour des objectifs déterminés ou de manière implicite lorsque votre consentement peut être déduit de vos actions ou des circonstances pertinentes.
Neptronic obtient votre consentement pour collecter, utiliser et divulguer vos renseignements personnels dans les cas suivants :
- vous nous fournissez vos renseignements personnels, ou
- vous utilisez nos sites web, ce consentement étant donné dans la mesure décrite dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, ou
- si vous êtes un candidat à l'emploi, vous nous avez envoyé votre curriculum vitae par télécopie, ou par l'intermédiaire de plateformes telles que Indeed ou LinkedIn, ou de notre site de carrières https://www.nepronic.com/Carrers/Careers.aspx ou
- si vous êtes un employé, vous avez signé la demande de consentement écrite distincte qui vous a été soumise conformément à nos procédures internes en matière de protection des renseignements personnels, ou
- nous avons besoin d'utiliser vos renseignements personnels à des fins dépassant le cadre de votre consentement initial, tel qu'il est défini dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels.
Toutefois, nous n'obtenons pas votre consentement pour chaque interaction avec vous. Par exemple, nous n'obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment pour :
- se conformer à une décision de justice ou à toute autre demande exécutoire
- enquêter sur une violation de contrat ou de la loi
- prévenir, faire cesser ou détecter une fraude.
Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, ou refuser certaines utilisations et divulgations, sous réserve de restrictions légales et contractuelles. Veuillez consulter la section 7 « Vos droits » ci-dessous.
Si vous avez besoin d'aide pour comprendre la portée du consentement demandé ou pour modifier ou retirer votre consentement, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels comme indiqué à la section 10 ci-dessous pour plus d'informations.
5. Sécurité contre la perte et le vol des renseignements personnels
Neptronic fait des efforts commercialement raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Nous protégeons les renseignements personnels à l'aide de mesures techniques et organisationnelles conçues pour réduire les risques de perte, d'utilisation abusive et d'accès non autorisé, de divulgation, d'altération et de destruction des renseignements personnels, en fonction du type de renseignements personnels traités. Ces mesures sont adaptées au type de renseignements personnels traités :
- Mesures physiques: vos renseignements personnels font l'objet d'un accès restreint (classeurs verrouillés, accès limité aux bureaux). Cela signifie que seuls les employés qui ont besoin de connaître vos informations pour exercer leurs fonctions y ont accès.
- Outils technologiques: les données électroniques sont protégées par des moyens technologiques, tels que les pare-feux, les contrôles d'accès ou le cryptage.
- Contrôles organisationnels: nous sensibilisons notre personnel à l'importance de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol ou l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés.
En dépit des mesures décrites ci-dessus et de nos mesures de sécurité, il est impossible de garantir une sécurité à 100 % en toutes circonstances. Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements personnels. Il vous incombe de préserver la sécurité de tout mot de passe, identifiant d'utilisateur ou autre forme d'authentification utilisée pour obtenir l'accès à des zones protégées par un mot de passe ou à des zones sécurisées de toute plate-forme appartenant à Neptronic ou faisant l'objet d'une licence. Il est de votre seule responsabilité d'utiliser le niveau de précaution approprié lorsque vous communiquez avec nous.
Si vous avez des raisons de penser que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée, vous devez nous informer immédiatement du problème. En cas de violation de vos renseignements personnels, nous vous en informerons si et comme l'exigent les lois sur la protection des renseignements personnels et toute autre loi applicable. Afin de vous protéger, vous et vos renseignements personnels, Neptronic peut suspendre votre utilisation de tout programme ou plate-forme de Neptronic sans préavis, dans l'attente d'une enquête, si une violation de la sécurité est suspectée.
En cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels, Neptronic suit les dispositions de la loi en vigueur et prend des mesures raisonnables pour atténuer les risques qu'une violation peut entraîner pour les personnes concernées par la violation de la confidentialité. Nous ne sommes pas responsables de l'utilisation illégale de vos renseignements personnels qui échappe à notre contrôle raisonnable.
6. Stockage et conservation de vos renseignements personnels
Stockage
Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits sécurisés à nos bureaux de Montréal et sur des serveurs contrôlés par Neptronic à nos bureaux de Montréal. Ils peuvent également être stockés dans les bureaux de nos fournisseurs de services. Neptronic prend des mesures contractuelles ou autres raisonnables pour protéger les renseignements personnels des clients pendant qu'ils sont traités ou manipulés par ces fournisseurs de services et nos sociétés affiliées, qui sont responsables en cas d'utilisation abusive des renseignements personnels. Vos renseignements personnels ne sont pas stockés en dehors de la province de Québec.
Conservation pour une durée limitée
Vos renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels ou que l'exige ou le permet la loi applicable.
En règle générale, cela signifie pour les employés que vos renseignements personnels seront conservés jusqu'à la fin de votre emploi ou de votre relation de travail avec nous, plus une période raisonnable par la suite pour répondre aux demandes liées à l'emploi ou au travail ou pour traiter toute question juridique, documenter la fin appropriée de votre emploi ou de votre relation de travail, ou pour vous fournir des avantages continus.
Dans le cas des candidats à un emploi, si aucun emploi ne leur est proposé chez Neptronic, leurs informations sont conservées pendant une période raisonnable au cas où un poste chez Neptronic se libère, ou si le candidat postule à nouveau un emploi, à moins que le candidat ne nous demande d'effacer ses informations.
Lorsqu'il n'est plus nécessaire pour nous de conserver vos renseignements personnels, que ce soit sur la base de la loi ou d'une autre manière, nous détruirons ou effacerons définitivement vos renseignements personnels de nos systèmes de manière sûre et efficace.
7. Vos droits
Comme le prévoit la loi, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :
- Droit d'être informé. Le droit d'être informé sur vos renseignements personnels en notre possession.
- Droit d'accès. Le droit d'accéder à vos renseignements personnels. Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long prévu par la loi. Vous serez informé si le délai est supérieur à 30 jours.
- Droit de rectification. Vous avez le droit de rectifier vos renseignements personnels si elles sont incomplètes ou inexactes.
- Droit à l'effacement. Les personnes ont le droit de demander l’effacement de leurs renseignements personnels dans certains cas. Par exemple, le droit de demander la désindexation de vos renseignements personnels, c'est-à-dire de cesser toute diffusion de vos renseignements personnels, sous réserve des exigences légales applicables.
- Droit à la portabilité des données. Le droit d'exercer votre droit à la portabilité des données, c'est-à-dire d'accéder aux renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de demander que cet accès soit accordé à un tiers.
- Droit de retirer ou de modifier son consentement. Le droit de retirer ou de modifier votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
Pour exercer ces droits, veuillez envoyer une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels.
8. Plaintes relatives à la confidentialité
Toute personne qui estime que ses renseignements personnels ou ceux d'une autre personne ont fait l'objet (i) d'un accès, d'une utilisation ou d'un partage non autorisés par la Loi ou (ii) d'une perte ou de toute autre atteinte aux protections prévues par la Loi, est invitée à déposer une plainte par écrit auprès du responsable de la protection des renseignements personnels mentionnés ci-dessous.
La plainte doit contenir les détails pertinents, à savoir les renseignements personnels concernés, le contexte, le préjudice potentiel ou réel subi, ou qui pourrait être subi, ainsi que les dates pertinentes. Les détails de l'incident signalé doivent être décrits aussi précisément que possible afin qu'une réponse puisse être apportée rapidement.
Tout employé qui reçoit une plainte doit la transmettre, dès réception, au responsable de la protection des renseignements personnels. Après avoir reçu une plainte, Neptronic se conformera à sa procédure interne de traitement des plaintes, afin de traiter la plainte de manière équitable.
9. Conditions supplémentaires applicables aux personnes concernées dans l'Union européenne
Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen (« EEE »), veuillez noter que cette section s'applique à notre traitement de vos renseignements personnels en plus des autres conditions de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels. Toute référence aux « renseignements personnels » dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels doit être comprise comme une référence aux « données personnelles », qui sont définies dans le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») comme « toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée »); une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.»
Neptronic peut collecter des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous utilisez nos sites web. Neptronic, en tant que responsable du traitement, traite vos données à caractère personnel conformément aux exigences du RGPD, tel que modifié de temps à autre.
Bases juridiques sur lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel
Dans le cadre de nos activités commerciales en dehors de l'EEE, nous traitons les renseignements personnels avec le consentement de l'intéressé, sauf si la loi l'autorise ou l'exige.
Dans le cadre de nos activités commerciales dans l'EEE, nous nous appuyons sur l'un des fondements juridiques suivants (selon le cas) pour traiter les renseignements personnels:
- avec votre consentement : par exemple, lorsque vous communiquez des informations à des fins particulières;
- pour fournir les services ou conclure un contrat avec vous, c'est-à-dire que vous nous avez demandé ou, à votre demande, pour prendre les mesures nécessaires pour vous fournir ces services ;
- pour respecter nos obligations légales, lorsque le traitement des données à caractère personnel est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle Neptronic est soumise;
- dans le cadre de nos intérêts légitimes à entretenir des relations commerciales et à communiquer avec vous, en tant que contact commercial, au sujet des activités et des services de Neptronic. Nous considérons que nos intérêts légitimes sont conformes au RGPD et à vos droits et libertés légaux.
Droits supplémentaires de la personne concernée
Outre les droits décrits ci-dessus à la section 7, vous pouvez, dans certains cas, nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Vous pouvez également vous opposer au traitement de certaines données à caractère personnel vous concernant et demander que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité. Veuillez noter que la limitation ou la suppression de vos données personnelles peut signifier que nous ne serons pas en mesure de fournir les services décrits ci-dessus. Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous avez également le droit de le signaler aux autorités de contrôle compétentes de l'Union européenne.
10. Nous contacter - Responsable à la protection des renseignements personnels
Si vous avez des questions, des plaintes ou des commentaires concernant la présente politique sur la protection des renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :
Ms. Alegria Mafoda, Privacy Officer
Neptronic
400 Lebeau Blvd.
Montreal, Quebec, Canada, H4N 1R6
Telephone: (514) 333-1433
confidentialité@neptronic.com
11. Modifications de la présente politique sur la protection des renseignements personnels
La version la plus récente de notre politique sur la protection des renseignements personnels sera publiée sur notre site web à l'adresse
http://www.neptronic.com Nous pouvons modifier notre politique sur la protection des renseignements personnels, à tout moment et à notre seule discrétion, en publiant les conditions modifiées sur notre site web. Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur le site web. Si vous n'êtes pas d'accord avec les conditions mises à jour de la politique sur la protection des renseignements personnels, vous devez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous ne le faites pas, cela signifie que vous acceptez les conditions mises à jour de la politique sur la protection des renseignements personnels. Il vous incombe de consulter régulièrement la présente politique sur la protection des renseignements personnels.